Fitness-Check für die Kanzlei

Personalkosten, Raummiete, Computersystem – was darf was in der Kanzlei kosten?

Viele Steuerberater fühlen regelmäßig den Unternehmen ihrer Mandanten mit Kennzahlen auf den Zahn, prüfen Kosten, Rendite und Liquidität. Allerdings nutzen längst nicht alle Steuerberater diese Kennzahlen regelmäßig, um die eigene Kanzlei optimal zu führen, viele Chefs verlieren die Zahlen in der Alltagshektik immer wieder aus dem Blick. Dabei kann eine regelmäßige Kontrolle der wichtigsten Kennzahlen strukturelle Schwächen aufzeigen und rechtzeitig vor problematischen Entwicklungen warnen. Und zwar in vielen Kanzleien auf Knopfdruck: „Die Kennzahlen lassen sich mit der entsprechenden Software innerhalb weniger Minuten anzeigen und überprüfen“, sagt Richard Luthardt, Leiter Consulting bei der Datev. „Wichtig ist, dass die Zahlen immer aktuell sind und zum Beispiel die Buchhaltung Zahlungen immer zeitnah einträgt.“

Personalkostenquote

Der größte Kostenblock einer Kanzlei sind in der Regel die Personalkosten. „Das ist grundsätzlich völlig in Ordnung“, sagt Kanzleiberater Josef Weigert aus Neumarkt in der Oberpfalz. „Steuerberater arbeiten in einer Dienstleistungsbranche, der Einsatz von Humankapital ist ihre wichtigste Ressource.“ Für Weigert gibt es allerdings einen klaren Orientierungspunkt bei der maximalen Höhe der Personalkosten: Bei 50 Prozent vom Umsatz liegt für ihn die absolute Obergrenze, egal wie groß eine Kanzlei ist und wie die Mitarbeiterstruktur aussieht. „Wer mehr als die Hälfte seines Umsatzes in Form von Gehältern auszahlt, sollte sich definitiv Gedanken machen“, sagt Weigert. Die Benchmark der von ihm beratenen Steuerberaterkanzleien liegt für die Personalkostenquote bei knapp über 30 Prozent, alles bis 40 Prozent verdient die Note gut. Bei Kanzleien, die zwischen 40 und 50 Prozent Personalkostenquote liegen, ist die Welt aus Sicht des Kanzleiberaters auch in Ordnung. Liegt die Kostenquote noch höher, wird es problematisch, auch wenn solche Fälle an der Tagesordnung sind: „Ich weiß, dass viele Kanzleien in der Praxis mehr als die Hälfte ihres Umsatzes an Gehältern zahlen. Dort gibt es aber eindeutig Verbesserungspotenzial“, sagt Weigert.

Die genannten Werte gelten für mittelgroße und große Kanzleien ab einem Umsatz von einer Million Euro pro Jahr, in kleinen Kanzleien sollte die Personalkostenquote noch niedriger sein. Denn tendenziell gilt: „Je größer eine Kanzlei wird, desto höher wird auch die Personalkostenquote“, sagt Weigert. Denn die Verwaltungsarbeiten nehmen mit steigendem Umsatz überproportional zu, vor allem dann, wenn eine Kanzlei nicht mehr in einem Büro untergebracht ist, sondern über die Jahre gewachsen ist und sich auf mehrere Standorte erstreckt. Zudem wachsen die Kosten, die Chefs tragen müssen, um junge Fachkräfte und den berufsständischen Nachwuchs auszubilden – je größer eine Kanzlei wird, desto höher ist regelmäßig auch ihr Anteil am Personal. „Wenn Steuerberater Mitarbeiter S. 23für Weiterbildungen bei vollen Bezügen freistellen, steigt damit die Personalkostenquote“, sagt Nicolas Dongus von der Kanzleiberatung Dongus Hospach und Partner. „Die Ausbildung ist allerdings eine sinnvolle Investition in die Zukunft, das Ansteigen der Kostenquote deshalb in Ordnung.“ Mit der Größe der Kanzlei wächst allerdings der absolute Umsatz, unterm Strich sollte dem Chef deshalb immer noch mehr Gewinn als in einer kleinen Kanzlei bleiben, auch wenn die Personalkostenquote sich verschlechtert. „Wenn die Quote zu sehr ansteigt kann das allerdings ein Signal für eine ineffiziente Verwaltung sein“, sagt Berater Weigert.

Zur Berechnung der Personalkostenquote setzen Steuerberater die Brutto-Gehälter ihrer Mitarbeiter inklusive des Arbeitgeberanteils an den Sozialabgaben an. Hinzu kommen gegebenenfalls weitere Kosten wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld und zusätzliche Sozialleistungen etwa zur Altersvorsorge sowie Kosten für freie Mitarbeiter.

Raumkostenquote

Neben den Personalkosten entstehen Kanzleien eine ganze Reihe von Sachkosten, die Chefs im Blick behalten sollten. Dazu zählen die Raumkosten, bestehend aus der Miete für die Büroräume inklusive aller Nebenkosten. Drei bis fünf Prozent des Umsatzes können Steuerberater dafür ruhigen Gewissens ausgeben. Auf dem Land sind drei Prozent der Maßstab, in der Stadt fünf Prozent. „In Großstädten können es auch schon mal bis zu acht Prozent sein“, sagt Weigert. Manche Steuerberater in Metropolen wie Hamburg kommen auf Raumkostenquoten von mehr als zehn Prozent. Viel weiter nach oben sollte die Quote aber nicht ausreißen, Metropole hin oder her. „Steuerberater müssen in solchen teuren Gegenden auch entsprechend hohe Honorare erzielen. Meistens ist die Mandantschaft im Durchschnitt zahlungskräftiger ist als etwa auf dem Land“, sagt Berater Dongus. Mit einem entsprechend hohen Umsatz relativiert sich dann auch wieder die Raumkostenquote. Ausnahmen von der Grundregel sind dann in Ordnung, wenn eine Kanzlei stark wächst und der Chef nicht alle zwei Jahre umziehen will. „Dann kann es sinnvoll sein, größere Räumlichkeiten vorzuhalten, auch wenn das die Raumkostenquote vorübergehend erhöht“, sagt Dongus. Wer selbst Eigentümer der Kanzleiräume ist und keine Miete zu zahlen braucht, kann sich am örtlichen Mietspreisspiegel orientieren, um seine kalkulatorische Raumkostenquote zu berechnen.

EDV-Kostenquote

Dank Cloud-Computing konnten Steuerberater in den vergangenen Jahren immer mehr Rechnerkapazitäten und Anwendungen von lokalen Rechnern auf zentrale Server ihrer Dienstleister verlagern. Mit Anbietern wie der Datev und ihren Rechenzentren zählten Steuerberater schon vor vielen Jahren S. 24zu den Vorreitern, zuletzt hat sich der Trend aber dank immer leistungsfähigerer Internetverbindungen und entsprechenden Angeboten der Dienstleister deutlich verstärkt. Diese Entwicklung hat durchaus Auswirkungen auf die Kostenstruktur, Kennzahlen-Experten unterscheiden bei der EDV-Kostenquote mittlerweile drei Kategorien von Benchmark-Steuerberaterkanzleien, weil deren Kostenstruktur stark voneinander abweicht: Erstens Kanzleien, die ihre IT nach wie vor ganz überwiegend im eigenen Haus vorhalten. Hier sollte die Kostenquote bei maximal drei Prozent liegen. Zweitens Kanzleien mit umfangreicher Anbindung an Datev oder vergleichbare Anbieter, bei denen die Quote bei drei bis fünf Prozent liegen darf. Drittens Kanzleien, die ihre IT weit überwiegend an einen Application Service Provider (ASP) ausgelagert haben, dort dürfen die Kosten bei fünf bis sieben Prozent liegen.

Der Vergleich zwischen den verschiedenen IT-Varianten hinkt, auch wenn er auf den ersten Blick naheliegt: „Die IT-Struktur im eigenen Haus zu haben ist nur auf den ersten Blick die preisgünstigste Variante“, sagt Berater Weigert. „Für einen Vergleich müssen diese Kanzleien die Personalkosten für ihre eigenen IT-Mitarbeiter einbeziehen. Unterm Strich ist diese Variante dann meist die teuerste.“ Steuerberater sollten auch dann aufhorchen, wenn die Kosten besonders niedrig sind: Wenn Rechner abgeschrieben sind, sinken die laufenden Kosten für die Hardware auf nahe Null. Allerdings haben die Geräte dann einen großen Teil ihrer Lebensdauer hinter sich, das Risiko von Ausfällen steigt erfahrungsgemäß stark an. Wenn die Arbeit in der Kanzlei Stunden oder sogar tagelang stillsteht und möglicherweise auch Daten verloren gehen, sind die Probleme groß: „Die Kosten eines IT-Ausfalls sind völlig unkalkulierbar“, warnt Dongus.

Richard Luthardt, Leiter Consulting bei der Datev, rät, die aktualisierten Kennzahlen immer im Blick zu halten.

Zudem können höhere Kosten für ASP-Kunden gerechtfertigt sein, wenn die IT sicherer läuft, etwa weil der Dienstleister laufend Sicherungskopien erstellt, und weil die eigenen Mitarbeiter dank leistungsfähiger IT besonders produktiv arbeiten und damit die Personalkostenquote sinkt. „Deshalb ist es wichtig, dass Steuerberater beide Kostenquoten im Blick haben“, sagt Datev-Berater Luthardt.

Kostenquote fürs Chef-Auto

Beim Firmenwagen des Chefs variiert die Kostenquote naturgemäß mit dessen Auto-Präferenzen. Wer wenig Wert aufs Prestige legt, kommt mit deutlich weniger Geld aus als Freunde der automobilen Oberklasse. Die steuerberatende Kundschaft von Berater Dongus gibt im Durchschnitt rund zwei Prozent ihres Kanzleiumsatzes für den Firmenwagen aus, bei Berater Weigert liegt die Quote der meisten Chef-Wagen ähnlich. „Jeder Steuerberater muss aber selbst entscheiden, was er sich für ein Fahrzeug leisten möchte“, sagt Weigert. S. 25

Kanzleiberater Josef Weigert aus Neumarkt i. d. OPf. weiß, welche Veränderungen von Kennzahlen als Alarmzeichen für Kanzleien dienen können.

Nicolas Dongus von der Kanzleiberatung Dongus Hospach und Partner aus Stuttgart kennt die Kostenstruktur vieler Kanzleien.

Marketingkostenquote

Die eigene Internetpräsenz aufbauen und regelmäßig pflegen lassen, Google-Optimierung und klassische Anzeigen in Printmedien und in den Gelben Seiten, Kunden-Events organisieren: Die Palette der Marketing-Aktivitäten für Steuerberaterkanzleien ist beachtlich, Ausgaben von zwei bis drei Prozent des Umsatzes sind aus Sicht von Kanzleiberater Dongus für etablierte Kanzleien im grünen Bereich. „Zwei Prozent sind aber schon wenig“, sagt Dongus. „Eine aktive Kanzlei wird damit unabhängig von ihrer Größe nicht auskommen.“ Denn die wenigsten Kanzleien können es sich heutzutage leisten, trotz steigender Konkurrenz auf eine konsequente Außendarstellung zu verzichten. Zumal Kanzleien sich immer stärker als Arbeitgeber profilieren müssen, um gute Nachwuchskräfte erfolgreich anzuwerben. Die drei Prozent sind deshalb nicht als Obergrenze zu verstehen, vor allem die Marketingkosten von jungen, wachstumsorientierte Kanzleien können zumindest vorübergehend auch deutlich darüber hinausgehen. Im ersten Jahr kann die Marketingkostenquote auch mal bei sieben bis acht Prozent liegen, Ausreißer über das übliche Grundrauschen von zwei bis drei Prozent hinaus sind zudem in Ordnung, wenn ein Berufsträger zum Beispiel einen neuen Fachberatertitel trägt oder die Kanzlei Jubiläum feiern und der Chef solche Gelegenheiten nutzen will, um die Werbetrommel zu rühren.

Fortbildungskostenquote

Die externen Fortbildungskosten machen bei Weigerts Benchmark-Kanzleien in der Regel ein bis drei Prozent des Umsatzes aus, und das bei fünf bis zehn Tagen Fortbildung pro Mitarbeiter und Jahr. Wer weniger schulen lässt, sollte auch entsprechend weniger ausgeben. Weigert warnt allerdings davor, die Kosten allzu sehr zu drücken: „Kosten für die Fortbildung der Mitarbeiter verbuchen Steuerberater unter Investitionen ins Humankapital und damit in die Leistungsfähigkeit ihrer Kanzlei.“ Drei Tage pro Mitarbeiter und Jahr sind bei dem heutigen Tempo von steuerrechtlichen Änderungen die absolute Untergrenze, fünf Tage sind okay, wer seine Mitarbeiter top entwickeln will, investiert besagte fünf bis zehn Tage pro Jahr.

Sonstige Sachkosten

Die restlichen Sachkosten verbuchen Steuerberater meist in der Rubrik „Sonstiges“, deren Vergleich mit Benchmarks wenig Aussagekraft hat. Das gleiche gilt für die Abschreibung eines Firmenwertes nach einem Kanzleikauf: „In einigen Kanzleien ist diese Abschreibung ein großer Posten“, beobachtet Weigert. Dennoch sollten Steuerberater ihn bei der Betrachtung der Kostenquoten außen vor lassen: „Diese Kosten sollte man rausrechnen, weil Steuerberater den Wert unterschiedlich S. 27schnell abschreiben und die Werte von daher nicht mit einer Benchmark vergleichbar sind“, empfiehlt Berater Weigert.

Umsatzrendite

Neben den Kennzahlen zu den Kosten der Kanzlei sollten Steuerberater weitere Kennzahlen im Blick haben. Die wichtigste ist die Umsatzrendite, die sich im Umkehrschluss der Kostenquoten ergibt: Nach Abzug aller Personal- und Sachkosten bleiben bei sehr gut aufgestellten Kanzleien vor Steuern 40 bis 50 Prozent Gewinn übrig, für 30 bis 40 Prozent Umsatzrendite gibt Kanzleiberater Weigert ein „gut“, 20 bis 30 Prozent ein „befriedigend“, weniger als 20 Prozent gibt ein „ausreichend“. „Solche Kanzleien haben in jedem Fall Verbesserungsbedarf und meistens auch das Potenzial, den Umsatz zu steigern und Kosten zu senken“, sagt der Berater. Grundsätzlich gelten diese Größenordnungen der Umsatzrendite für Kanzleien aller Größen, tendenziell sollten kleine Kanzleien mehr als 30 Prozent erreichen, große können auch mit einer Umsatzrendite größer 25 Prozent auskömmlich leben. Vor allem bei Kanzleien mit mehreren Standorten sinkt häufig die Umsatzrendite parallel zur steigenden Personalkostenquote. Dafür sollte der absolute Gewinn steigen, weshalb die Umsatzrendite schmaler ausfallen darf. Zudem sollten Chefs die Umsatzrentabilität ihrer Kanzlei im Zeitverlauf beobachten: „Wenn die Rentabilität im Vergleich zum Vorjahr sinkt, sollte man den Gründen dafür auf den Grund gehen“, sagt Datev-Berater Luthardt.

Forderungsbestandsquote

Zum Kreis der elementaren Kennzahlen einer Kanzlei zählt zudem die Höhe der offenen Forderungen im Verhältnis zum Umsatz. Bis zu acht Prozent sind sehr gut, dieser Wert entspricht ungefähr dem Umsatz eines Monats. „Wer seine Rechnungen schreibt und innerhalb des nächsten Monats sein Geld von seinen Mandanten bekommt, ist sehr gut unterwegs“, sagt Kanzleiberater Weigert. Acht bis zwölf Prozent Forderungsbestand sind auch noch gut, das entspricht einem Zahlungseingang innerhalb von bis zu sechs Wochen nach Rechnungsstellung. Die Obergrenze der Forderungsbestandsquote sehen Kanzleiberater bei 15 bis 20 Prozent, das entspricht einem Zahlungszeitraum von durchschnittlich rund zwei Monaten. „Mehr sollten es auf keinen Fall sein“, sagt Weigert. Andernfalls drohen eine ganze Reihe von Problemen: Zunächst einmal müssen Steuerberater sich in der Höhe der offenen Forderungen selbst finanzieren. Weiterer Nachteil: Je länger Mandanten Zeit bekommen, um zu bezahlen, desto schwieriger wird es erfahrungsgemäß, die fälligen Beträge vollständig einzutreiben. Die Erinnerung an die geleistete Arbeit schwindet bei Mandanten im Zeitablauf zusehends, und damit auch die Bereitschaft, den vollen Betrag zu bezahlen. Außerdem bekommen Mandanten den Eindruck, dass der Steuerberater es mit den Fristen beim Bezahlen nicht so genau nimmt, und zögern die Zahlung im Zweifel noch weiter hinaus. Disziplin beim Einfordern von offenen Forderungen lohnt sich deshalb.

Liquiditätsbestandsquote

Die Liquidität einer Kanzlei sollten Steuerberater ebenfalls im Blick haben. „Die Liquidität sollten Steuerberater regelmäßig einmal im Monat prüfen“, rät Datev-Berater Luthardt. Schließlich muss genug Geld auf dem Konto sein, um die laufenden Kosten bezahlen zu können. Als Grundregel gilt: Der Chef sollte so viel Geld auf dem Konto oder anderswo kurzfristig verfügbar haben, dass er damit die Kosten für drei Monate abdecken kann. „Damit kann man kurzfristige Engpässe überbrücken“, sagt Weigert. Wenn der Chef dann einmal mehr als ein paar Tage krank wird oder schlicht vorübergehend weniger Geld als üblich hereinkommt, gerät die Kanzlei nicht gleich in unruhige Fahrwasser. Aufs Jahr bezogen heißt das: Die Bestand der liquiden Mittel sollte 25 Prozent der Gesamtkosten abdecken. Damit haben Steuerberater einen ordentlichen Puffer und können Kosten problemlos auch dann decken, wenn der Cashflow vorübergehend ins Stocken gerät.