Die neuen GoBD zur IT-gestützten Buchführung und zum Datenzugriff – Beilage zu BBK 3/2015

[i]BMF, Schreiben vom 14. 11. 2014 - IV A 4 - S 0316/13/10003 NWB HAAAE-37193Mit dem Schreiben vom 14.11.2014 hat das BMF die lange erwarteten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht.

Die GoBD traten ohne längere Übergangsfrist für Veranlagungen in Kraft, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Steuerberater Henning Burlein [1] fasst die GoBD mit mehr als 180 Randziffern zusammen:

1. Steuerrelevante Daten
Den bisherigen Begriff „steuerrelevante Daten“ wird man in den GoBD explizit vergebens suchen. Die Finanzverwaltung umschreibt ihn jetzt vielmehr mit Unterlagen, die nach steuerlichen Vorschriften und außersteuerlichen Vorschriften aufbewahrungspflichtig sind (Rz. 2 ff.).

Die Erweiterung auch auf aufbewahrungspflichtige Unterlagen auf Grund außersteuerlicher Vorschriften wird in Rz. 3 mit nicht abschließenden Beispielen flankiert.

Berücksichtigt man auch die erstmalige umfassende Definition des DV-Systems in dem BMF-Schreiben (Rz. 20), so tritt ein Gefühl beim Steuerpflichtigen ein, dass der bisherige Begriff „steuerrelevante Daten“ einer deutlichen Erweiterung weichen musste. Spannend wird es, ob und inwieweit die Finanzverwaltung gegebenenfalls auch auf aufbewahrungspflichtige Unterlagen auf Grund nicht steuerlichen Vorschriften aus dem Ausland zugreift, falls sie nach ihrer Meinung für die Besteuerung von Bedeutung sind.

2. Grundsätze und Fristen
Von Interesse für einen Leser der GoBD sollten auch die BMF-Ausführungen zu den Grundsätzen der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnungen (Rz. 36 ff.) sein, insbesondere dort die Ausführungen zu den zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen (Rz. 45 ff.).

Diese Grundsätze sind gegenüber den bisherigen GoBS-Schreiben deutlich konkretisiert und mit Zeitspannen zwischen der Entstehung des Geschäftsvorfalls, seiner Erfassung (Grundbuch) sowie seiner Buchung (Journal) versehen. So etwa eine 10-Tagesfrist bei unbaren Geschäftsvorfällen gemäß Rz. 47 oder eine 8-Tagefrist für Buchungen im Kontokorrent gemäß Rz. 49.

3. Internes Kontrollsystem
Die Ausführungen zum Internen Kontrollsystem (IKS) selbst sind deutlich kürzer ausgefallen als bisher (Rz. 100 ff.). Dies beruht darauf, dass im GoBD-Schreiben die Dokumentation des IKS Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist (vgl. Rz. 102 in Verbindung mit Rz. 151 ff.).

Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit im eingesetzten System im Sinne dieser Grundsätze (Rz. 30 ff.) nicht beeinträchtigt, sieht der BMF darin keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht, der zum Verwerfen der Buchführung führt.

4. Aufbewahrung
In den Ausführungen zur Aufbewahrung (Rz. 113 ff.) ist erkennbar, dass auch immer mehr der komplette elektronische Verarbeitungsprozess z. B. von Eingangsrechnungen in den Fokus der Finanzverwaltung rückt – unabhängig davon, ob die Rechnung elektronisch im Unternehmen eingeht oder die eingegangene Papierrechnung der elektronischen Verarbeitung zu Digitalisierung (einscannen) zugeführt wird.

Der BMF richtet hier u. a. sein Hauptaugenmerk auf die maschinelle Auswertbarkeit nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO, also dem Datenzugriff im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen (Rz. 125 ff.). Art und Umfang der maschinellen Auswertbarkeit beurteilt die Finanzverwaltung nach den tatsächlichen Informations- und Dokumentationsmöglichkeiten.

Dabei erlaubt sie auch eine Umwandlung des Formats u. a. bei der Eingangsrechnung (z. B. PDF in TIFF), wenn dadurch die maschinelle Auswertbarkeit nicht verloren geht (vgl. dazu Bsp. ZUGFeRD – Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland in Rz. 125 sowie Rz. 131).

Der Grundsatz, dass eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren sind, in dem sie empfangen wurden, ist mit der erlaubten Umwandlung im GoBD nicht explizit aufgehoben. Es bleibt abzuwarten wie die Finanzverwaltung die Rz. 131 im Einzelfall auslegen wird.

5. Datenzugriffsrecht
Aus dem Fragen- und Antworten-Katalog zum Datenzugriffsrecht wurde die Forderung der Finanzverwaltung u. a. beim Einsatz eines Archivsystems hinsichtlich der qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem in die neuen GoBD ohne Einschränkung übernommen (Rz. 142).

6. Testate und Zertifizierung
Hinter der BMF-Meinung zur Zertifizierung und Software-Testate (Rz. 179) steckt nach wie vor die bereits im Fragen- und Antworten-Katalog gestellte Frage, ob das vorhandene oder geplante DV-System von der Finanzverwaltung als „GDPdU-konform“ – jetzt wohl „GoBD-konform“ – durch die Finanzverwaltung zertifiziert werden kann.

Dieses Ansinnen wird auch wie bisher von der Finanzverwaltung abgelehnt. Das BMF hat in die GoBD eine Art Indizwirkungsregelung aufgenommen, wonach „Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter bei der Auswahl eines Softwareproduktes dem Unternehmen als Entscheidungskriterium dienen können, jedoch über der Finanzverwaltung keine Bindungswirkung entfalten (Rz. 180 in Verbindung mit Rz. 179).

7. Anwendungsregelungen
Die neuen GoBD-Regelungen sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Für Veranlagungszeiträume bis 2014 bleiben das o. g. GoBS- und das GDPdU-Schreiben sowie die Fragen und Antworten zum Datenzugriff mit Stand vom 22.1.2009 anwendbar.

8. Fazit
Zukünftig beabsichtigt das BMF, die GoBD regelmäßig anzupassen, so dass offene Fragen und Probleme zeitnah erörtert werden können. Außerdem fordert das BMF die Verbände und Kammern dazu auf, Praxisprobleme von allgemeiner Bedeutung dem BMF zu übermitteln. Die jetzige Fassung enthält zwar einige Klarstellungen, aber es sind auch viele Begriffe nicht, nur ansatzweise oder an anderer Stelle des Schreibens erweitert definiert.

Zum Thema:

• Burlein/Odenthal, Beilage zu BBK 3/2015 NWB KAAAE-83466.

• Odenthal, Was bedeuten die neuen GoBD für die Praxis? - ein Kommentar, BBK 3/2015 S. 122 NWB DAAAE-83490.