Praxisfragen (E-Mail-Archivierung – Option oder Pflicht?, Schwachstellen der E-Mail-Archivierung, Müssen E-Mails überhaupt archiviert werden?, Müssen E-Mails elektronisch archiviert werden?)

E-Mail-Archivierung – Option oder Pflicht?

Die Kommunikation per E-Mail ist ein Synonym für den Übergang von der konventionellen in die digitale Geschäftswelt und eine der wichtigsten Errungenschaften der letzten Jahre. Gleichzeitig belasten E-Mails die Unternehmens-IT, sind Medium für zwielichtige Elemente und insgesamt eine Herausforderung für die Unternehmensführung.

Schwachstellen der E-Mail-Archivierung

Büro und Verwaltung in der konventionellen Geschäftswelt wurden dominiert von PCs mit Druckern, Ordnern, Hängemappen und Regalen. Zur schriftlichen Kommunikation wurde getippt, gedruckt, kopiert, kuvertiert oder gefaxt, die Ergebnisse getreulich gelocht und abgeheftet. Alles war klar und geregelt, bis die E-Mails aufkamen.

Auf den ersten Blick unterscheidet sich die digitale Geschäftswelt nur wenig von der konventionellen. Dass jetzt der größte Teil der schriftlichen Kommunikation per E-Mail abgewickelt wird, scheint nicht so gravierend. Tatsächlich gehen die Veränderungen aber tief. Grundlegender Unterschied ist, dass E-Mails nur selten dort abgelegt werden, wo sie formal hingehören, nämlich in eine ordentliche und sichere Struktur. Meist werden...