Gemeinsam effektiver arbeiten

Wie man in einer Kanzlei Teams formt

Thomas Kommer ist nicht nur Steuerberater und Kanzleichef, sondern auch begeisterter Handballspieler und Trainer. Jahrelang hat er sich für den Handballverein in seinem Heimatort, die Turn- und Sportgesellschaft Reutlingen, kurz TSG, engagiert. Doch irgendwann wurde seine Kanzlei so zeitaufwendig, dass Kommer sein Leben am Spielfeldrand und in der Kabine aufgeben musste – begeisterter Handball-Fan ist er trotzdem geblieben. Die Jahre auf und am Spielfeld haben ihn und seine Kanzleiphilosophie geprägt, sagt er heute. Für Kommer zählen ein faires Miteinander – das gilt im Sport genauso wie in der Kanzlei, sagt der Steuerberater: „Es nutzt nicht viel, einen herausragenden Einzelspieler zu haben, wenn das Team nicht richtig funktioniert.“

Wie wichtig funktionierende Teams im Wirtschaftsleben sind, lässt sich sehr anschaulich am Beispiel einer anderen Branche zeigen. Wenn Ärzte, Krankenschwestern und Pfleger nicht richtig harmonieren, kostet das im Ernstfall Menschenleben. In zahlreichen Studien haben Wissenschaftler immer wieder belegt, dass die Zusammenarbeit in Krankenhäusern in kritischen Situationen oft nicht ideal funktioniert. Am Universitätsspital in Zürich wird deshalb in einem Simulationszentrum schon seit Jahren Teamarbeit gezielt trainiert. In einem täuschend echten OP-Raum sollen die Teams beispielsweise Gummipuppen reanimieren. Obwohl diese Situation für die Ärzte und Schwestern Alltag ist, unterlaufen ihnen bei der Reanimation und unter Beobachtung der Wissenschaftler immer wieder schwere Fehler: Vielen fällt es schwer, die eigene Aufgabe rechtzeitig an einen Kollegen zu übergeben und gleichzeitig einzugestehen, dass es ohne die Hilfe anderer nicht mehr geht. Die Folge: Den behandelnden Arzt verlassen die Kräfte, das Herz wird nicht kräftig genug massiert, im Ernstfall würde ein Patient in dieser Situation sterben.

Vier Bereiche, vier Teams, eine Kanzlei

Die strukturierte und harmonische Zusammenarbeit ist in Steuerberaterkanzleien genauso wichtig wie im OP, auch wenn S. 43 die unmittelbaren Folgen bei missglückter Zusammenarbeit nicht ganz so drastisch sind. Der Reutlinger Berufsträger Thomas Kommer hat in seiner Kanzlei Achalm Treuhand Kommer schon vor vielen Jahren vier Teams geschaffen: Sieben Mitarbeiter arbeiten ausschließlich in der Finanzbuchhaltung, drei in der Lohnbuchhaltung, fünf in der Abschlussbearbeitung und zwei bilden das Sekretariat. Jedes Team organisiert sich eigenständig, bespricht die Arbeitsverteilung und die Arbeitszeiten, bestimmt, wer welchen Mandanten betreut und wer sich wann und in welchem Umfang fortbildet. Und: Die Teams machen den Kanzleiinhabern sogar Vorschläge, welcher Kollege sich eine Gehaltserhöhung verdient hat. Sie regeln innerhalb ihres Teams, wer wann Urlaub macht und wer Aufgaben übernimmt, wenn jemand nicht da ist. „Bei uns besteht eine sehr hohe Bereitschaft, bei unvorhersehbaren Ereignissen in anderen Abteilungen mitzuhelfen und sich auszutauschen“, sagt Kommer.

Fachanwältin Dorothee Hallerbach von der Augsburger Kanzlei Epple, Dr. Hörmann und Kollegen setzt auf lockerere Arbeitsstrukturen und auf lose Teams, die sich ohne das Zutun der Chefetage bilden. StB Thomas Kommer von der Kanzlei Achalm Treuhand Kommer in Reutlingen überträgt seinen Teams umfangreiche Kompetenzen.

Ähnlich wie Kommers Vorgehen klingt auch das Patentrezept, das Kanzleiberater Josef Weigert konzeptioniert und weiterentwickelt hat. In seiner inzwischen 27-jährigen Berufserfahrung hat der Berater bei seinen Kunden ein immer gleiches Konzept etabliert. Im ersten Schritt untersucht er, welcher Mitarbeiter welche Aufgaben übernimmt. „Uns geht es grundsätzlich darum, in der Kanzlei Strukturen zu etablieren, die allen einen Mehrwert bringen und guttun“, sagt Weigert. Im zweiten Schritt sprechen Weigert und sein Team mit allen Mitarbeitern der Kanzlei: Über ihre jeweiligen Qualifikationen, über Aufgaben, über Wünsche. Es gilt das Credo: Niemand wird in ein Team integriert, zu dem er auf keinen Fall gehören will. Dann formt der Kanzleiberater die neuen Teams.

Wie gut solch eine neue Struktur angenommen wird und wie erfolgreich ein neu gebildetes Team ist, hängt stark von den einzelnen Mitarbeitern ab. Nicht immer sind langjährige Angestellte bereit, sich auf die enge Zusammenarbeit mit neuen Kollegen einzulassen, nicht immer harmonieren Teams, in denen verschiedene Generationen und ganz unterschiedliche Charaktere zusammenarbeiten sollen. „In den allermeisten Fällen finden wir für jeden einen Platz. In ganz seltenen Fällen kann es passieren, dass jemand in keines der Teams passt oder passen will“, sagt Weigert, „dann bleibt nichts anderes übrig, als sich voneinander zu trennen. Aber das passiert äußerst selten.“

Nicht überall sind Steuerberater davon überzeugt, dass Teams starr eingeteilt sein müssen, damit die Kanzlei erfolgreich ist. In der Augsburger Kanzlei Epple, Dr. Hörmann und Kollegen setzen die vier Partner auf lockerere Arbeitsstrukturen und auf lose Teams, die sich ohne das Zutun der Chefetage bilden. Das wichtigste Kriterium dafür: Sympathie. In der Augsburger Kanzlei arbeiten Rechtsanwälte und Steuerberater unter einem Dach, die Kanzlei hat sich vor allem auf Umstrukturierungen, auf Nachfolgeregelungen und Jahresabschlüsse spezialisiert. Die Teams arbeiten nicht nach Themengebieten, sondern treffen sich, um gemeinsam für einen Mandanten zu arbeiten. „Die Arbeit bei uns ist sehr frei und selbstbestimmt“, sagt Fachanwältin Dorothee Hallerbach, die in der Kanzlei unter anderem für Steuerrecht verantwortlich ist. „Je nach Bedarf des Mandanten arbeiten verschiedene Fachleute an dem Fall.“

Gute Stimmung senkt die Fluktuation

Die Philosophie der Kanzlei: Jeder Mitarbeiter braucht seinen Freiraum, damit er selbstbestimmt arbeiten und entscheiden kann. „Wir setzen auf Flexibilität“, sagt Hallerbach. „Wenn jemand zwei Stunden Mittagspause machen möchte oder zum Arzt muss oder einen Notfall bei der Kinderbetreuung hat, kann er sich die Zeit nehmen, vorausgesetzt, die Arbeitszeit wird insgesamt eingehalten.“ In der Augsburger Kanzlei ist die Fluktuation sehr gering: Im Schnitt bleibt jeder Angestellte fünf bis sieben Jahre im Unternehmen.

Auch in Kanzleien, in denen Chefs sich ganz genau überlegt haben, wie ihre Teams funktionieren und arbeiten können, in denen die Stimmung grundsätzlich gut ist und in denen viel Wert auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter gelegt wird, kann es passieren, dass jemand nicht perfekt in ein Team hineinpasst oder dass jemand aus seinem Team herausgewachsen ist. Solche Fälle kennen die Steuerberater und Rechtsanwälte in Augsburg auch: „Kürzlich hat uns eine Kollegin verlassen, weil sie nicht mehr in unser Team gepasst hat“, sagt Dorothee Hallerbach. „Sie war etwa vier Jahre bei uns, in denen sich gezeigt hat, dass sie einfach ein anderer Typ ist als die meisten bei uns. Sie war einfach niemand, der gerne im Team mit anderen gearbeitet hat, und wollte das auch zukünftig nicht ändern.“ Schließlich trennte sich die Mitarbeiterin von der Kanzlei. Grundsätzlich bleibt dieser Weg eine Notlösung – schließlich geht es bei einem erfolgreichen Teambuilding darum, Mitarbeitern zu vereinen und nicht zu trennen.