Dienst- und Elektrofahrräder als Incentive für Mitarbeiter

Lohn- und umsatzsteuerliche Regelungen

I. Hintergrund und Einstufung als Fahrrad oder Kraftfahrzeug

[i]Vorteile für Arbeitnehmer und -geberZunehmend bieten Firmen ihren Mitarbeitern Dienstfahrräder an – anstatt oder zusätzlich zu einem Firmenwagen. Neben dem Umweltgedanken, der Förderung der Gesundheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie der Firmenreputation spielen hierbei auch finanzielle Erwägungen eine Rolle: Einerseits ergeben sich regelmäßig wirtschaftliche Vorteile für die Mitarbeiter, andererseits können auch die Arbeitgeber in den Fällen einer Gehaltsumwandlung Einsparungen bei der Sozialversicherung erzielen.

Bei [i]Schönfeld/Plenker, Elektro-Bike, Lexikon Lohnbüro NWB AAAAE-89521 Elektrofahrrädern sind die Kategorien E-Bikes und Pedelecs zu unterscheiden:

• E-Bikes fahren auf Knopfdruck auch ohne Pedalunterstützung. Sie gelten noch als Fahrrad, solange sie eine Geschwindigkeit von 6 km/h nicht erreichen; ab 6 km/h sind es zulassungspflichtige Kraftfahrzeuge.S. 933

• Pedelecs ( Pedal Electric Cycles) bieten nur dann Motorunterstützung, wenn der Fahrer in die Pedale tritt. Erfolgt die Motorunterstützung bis zu 25 km/h und hat der Hilfsantrieb eine Nenndauerleistung von höchstens 0,24 kW, gelten sie ebenfalls als Fahrrad; bei Unterstützung auch einer höheren Geschwindigkeit oder einer höheren Nenndauerleistung handelt es sich um zulassungspflichtige Kraftfahrzeuge.

II. Schenkung eines Fahrrads durch den Arbeitgeber

[i]Wenning, Arbeitslohn, infoCenter NWB LAAAB-14424 Die kostenlose Übereignung eines Fahrrads oder Elektrofahrrads an Mitarbeiter führt zu steuerpflichtigem Arbeitslohn in Form eines Sachbezugs. Bei der Bewertung dieses Sachbezugs darf ein Bewertungsabschlag von 4 % vorgenommen werden.

1. Lohnsteuerpflichtiger Sachbezug

[i]Wenning, Sachbezüge, infoCenter NWB BAAAB-05698 Die kostenlose Übereignung als Sachbezug ist lohnsteuerpflichtig (§ 19 Abs. 1 EStG, § 2 Abs. 1 LStDV). Bewertet wird dieser Sachbezug aufgrund des Bewertungsabschlags mit 96 % des üblichen Endpreises (§ 8 Abs. 2 Satz 1 EStG, R 8.1 Abs. 2 Satz 3 LStR). Im Beispielsfall sind das 1.995 € • 0,96 = 1.915,20 €.

[i]Weber, Pauschalierung von Sachzuwendungen nach § 37b EStG, NWB 29/2015 S. 2136 NWB RAAAE-93979 Der Arbeitgeber kann diesen Sachbezug individuell bei der Gehaltsabrechnung versteuern. Alternativ kann er, wenn das Elektrofahrrad zusätzlich zum geschuldeten Lohn, d. h. ohne Gehaltsumwandlung, hingegeben wird, mit einem Pauschsteuersatz von 30 % zu seinen Lasten versteuern, wenn er sich hinsichtlich der Sachzuwendungen an seine Belegschaft grundsätzlich für eine Pauschalversteuerung nach § 37b Abs. 2 EStG entschieden hat.

2. Umsatzsteuerliche Beurteilung

[i]Kein VorsteuerabzugSofern der Arbeitgeber bereits beim Kauf des Fahrrads die Weitergabe an die Mitarbeiterin beabsichtigt, kann die Anschaffung nicht dem Unternehmensvermögen zugeordnet werden. Somit ist ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG, Abschnitt 15.2b Abs. 2 Satz 5 UStAE). Dementsprechend unterbleibt eine anschließende Besteuerung der Wertabgabe.

III. Überlassung des Fahrrads zur privaten Nutzung

[i]Oberste Finanzbehörden der Länder, Erlass vom 23. 11. 2012 - S 2334 NWB KAAAE-24076 Überlässt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern ein Fahrrad oder Elektrofahrrad zur privaten Nutzung, gelten die im Ländererlass vom 23.11.2012 [1] aufgestellten Regeln. S. 934

1. Fahrrad oder als Fahrrad eingestuftes Elektrofahrrad

1.1 Hintergrund und Sachverhalt

[i]Wenning, Geldwerter Vorteil, infoCenter NWB SAAAB-05662 Bei Fahrrädern oder als Fahrrad eingestuften Elektrofahrrädern wird die private Nutzung insgesamt mit 1 % der auf volle 100 € abgerundeten Preisempfehlung einschließlich der Umsatzsteuer angesetzt. Dieser Wert beinhaltet auch die Nutzung des Fahrrads für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Sachbezugsfreigrenze von 44 € pro Monat gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG ist hier nicht anwendbar, weil der Vorteil nicht nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG, sondern mit dem Durchschnittswert im Sinne von § 8 Abs. 2 Satz 10 EStG in Verbindung mit dem Ländererlass bewertet wird.

1.2 Steuerliche Behandlung auf Ebene des Arbeitgebers

[i]Pauschalversteuerung nicht möglichDer monatliche Vorteil aus der gesamten Privatnutzung ist – unabhängig von den tatsächlichen Nutzungsverhältnissen – mit 1 % der abgerundeten UVP anzusetzen, im Beispiel also 29 €. Diesen Vorteil muss der Arbeitgeber über die Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters versteuern. Eine Pauschalversteuerung ist nach § 37b Abs. 2 Satz 2 in Verbindung mit § 8 Abs. 2 Satz 10 EStG nicht zulässig.

[i]Vorsteuerabzug zulässigDer Sachverhalt ist umsatzsteuerpflichtig. Die als Bemessungsgrundlage maßgeblichen Anschaffungskosten betragen bei zulässigem Vorsteuerabzug 2.395 € (2.850 € brutto - 455 € enthaltene Umsatzsteuer).

Bei einer für Fahrräder maßgeblichen Nutzungsdauer von sieben Jahren belaufen sich die jährlichen Kosten für die Privatnutzung damit auf 342 € (2.395 : 7) – vorausgesetzt, es fallen keine weiteren Ausgaben an, z. B. Versicherung, Inspektion oder Reparatur.

Die Umsatzsteuer auf den privaten Nutzungsanteil beträgt jährlich 64,98 €, somit monatlich 5,42 €.

1.3 Wirtschaftliche Vorteile und steuerliche Behandlung auf Ebene des Mitarbeiters

[i]LiquiditätsvorteileDem Mitarbeiter bleiben zunächst die nicht unerheblichen Anschaffungskosten des Elektrofahrrads erspart, für ihn entsteht also ein Liquiditätsvorteil. Daneben entfallen etwaige Kosten für den öffentlichen Personennahverkehr für die Wege zur Arbeit.

[i]WerbungskostenabzugAls Werbungskosten kann der Mitarbeiter B hinsichtlich der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb je Arbeitstag 2,40 € (8 km • 0,30 €) geltend machen. Die Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG ist unabhängig von der Art des genutzten Verkehrsmittels anwendbar.

Für die Steuerbelastung aus der Privatnutzung gilt: Sofern die weiteren Werbungskosten des Mitarbeiters B bereits die Größenordnung des Arbeitnehmer-Pauschbetrags von derzeit 1.000 € erreichen, ergibt sich aus der Privatnutzung letztlich keine SteuerS. 935belastung, da die zusätzlichen Werbungskosten für 20 Arbeitstage • 2,40 € = 48 € monatlich höher sind als der geldwerte Vorteil von 29 €.

[i]Langenkämper, Werbungskosten-Pauschbeträge, infoCenter NWB OAAAB-05701 Vielmehr führen die übersteigenden Werbungskosten zu einer Einkommensminderung von 15,80 € pro Monat und bei einem angenommenen Steuersatz von 25 % zu einer Steuerersparnis von ca. 4 € monatlich.

2. Als Kraftfahrzeug eingestuftes Elektrofahrrad

2.1 Hintergrund und Sachverhalt

[i]Schmidt/Wiebecke, Firmenwagen: Besteuerung der Gestellung an Arbeitnehmer, Grundlagen NWB MAAAE-60557 Sofern das Elektrofahrrad als Kraftfahrzeug einzustufen ist, sind die einschlägigen steuerlichen Regelungen für eine Kfz-Überlassung anzuwenden: Der Arbeitgeber muss als geldwerten Vorteil für die Privatnutzung monatlich 1 % des auf volle 100 € abgerundeten Bruttolistenpreises (= unverbindliche Preisempfehlung UVP) und zusätzlich 0,03 % je Entfernungskilometer für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb ansetzen. [3]

2.2 Versteuerung auf Ebene des Arbeitgebers

[i]Berechnung des geldwerten VorteilsAuf der Ebene des Arbeitgebers ergeben sich für die Lohnabrechnung die üblichen lohnsteuerlichen Konsequenzen der 1 %-Regelung: Der Vorteil aus den Privatfahrten beträgt danach 33 € pro Monat (1 % der abgerundeten UVP von 3.325 €). Zusätzlich ergibt sich ein Vorteil aus der Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb in Höhe von 10 € pro Monat (3.300 • 0,03 % • 10 km).

[i]UmsatzsteuerFür die Umsatzsteuer können bei der Überlassung von als Kraftfahrzeug eingestuften Elektrofahrrädern die lohnsteuerlichen Werte zugrunde gelegt werden. Aus diesen Werten als Bruttobeträgen ist die Umsatzsteuer herauszurechnen. [4] Ausgehend von einem geldwerten Vorteil von insgesamt 43 € (33 € + 10 €) beträgt die abzuführende Umsatzsteuer monatlich 6,87 € (43 € • 19/119).

2.3 Versteuerung auf Ebene des Mitarbeiters

[i]Langenkämper, Werbungskosten Arbeitnehmer, infoCenter NWB OAAAB-17605 Hinsichtlich der Liquiditätsvorteile und der Werbungskosten gelten die gleichen Ausführungen wie im vorigen Beispiel. Die Steuerbelastung aus der Privatnutzung ergibt sich wie folgt: Der steuerpflichtige Arbeitslohn erhöht sich um 43 € (33 € + 10 €). Dem stehen Werbungskosten von 60 € (20 Arbeitstage • 0,30 € • 10 km) gegenüber.

IV. Überlassung eines geleasten Fahrrads mit Gehaltsumwandlung

1. Steuerersparnis durch Gehaltsumwandlung

[i]Schönfeld/Plenker, Gehaltsumwandlung, Lexikon Lohnbüro NWB RAAAD-14549 Bei einer Gehaltsumwandlung verzichtet der Mitarbeiter auf einen Teil seines zukünftigen Barlohns und erhält stattdessen einen Sachbezug. Da für Sachbezüge steuerliche Sonderregelungen gelten, können sich im Einzelfall Ersparnisse bei der Einkommensteuer und auch bei der Sozialversicherung ergeben. Wichtig ist aber, dass die Gehaltsumwandlung arbeitsrechtlich wirksam vereinbart und auch dementsprechend umgesetzt wird. [5]

Lohnsteuerlich [i]Auswirkungen auf den Bruttolohnführt die Gehaltsumwandlung zunächst zu einer Minderung des Bruttolohns von 50 €. Dem steht eine Bruttolohn-Erhöhung durch den steuerlichen Sachbezug aus der Privatnutzung von 30 € (3.000 € • 1 %) gegenüber. Per Saldo reduziert sich der steuer- und sozialabgabenpflichtige Arbeitslohn des D somit um 20 € (+30 € - 50 €).

Für den Arbeitgeber ergibt sich aus dieser Minderung des Arbeitslohns eine Ersparnis in Höhe des hierauf entfallenden Arbeitgeberanteils von derzeit ca. 19,3 % zur Sozialversicherung. Für den Mitarbeiter ergibt sich eine Steuerersparnis von ca. 7 € monatlich (20 € • 35 %). Zudem kann er hinsichtlich der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb Werbungskosten von 90 € im Monat (15 km • 0,30 € • 20 Arbeitstage) geltend machen. Sofern der Arbeitnehmer-Pauschbetrag überschritten wird, ergibt sich rechnerisch eine weitere Steuerersparnis von 31,50 € im Monat (90 € • 35 %).

[i]UmsatzsteuerschuldDie (teil)entgeltliche Überlassung des Leasingfahrrads unterliegt als Leistungsaustausch auch der Umsatzsteuer. Bemessungsgrundlage ist grundsätzlich das Entgelt des Mitarbeiters; anzusetzen sind mindestens die anteiligen Kosten des Arbeitgebers (Mindestbemessungsgrundlage, § 10 Abs. 5 Nr. 2 UStG).

Im Beispielsfall betragen die Kosten 63,02 € pro Monat (75 € brutto/1,19). Daraus ergibt sich eine Umsatzsteuerschuld des Arbeitgebers in Höhe von 11,97 € im Monat (63,02 € • 19 %).

2. Aktueller Hinweis zu Leasingfällen

[i]Leasing mit ÜberlassungsvertragLeasingsachverhalte können so ausgestaltet sein, dass der Arbeitgeber einerseits mit der Leasinggesellschaft den Leasingvertrag schließt und andererseits die dortigen Rechte und Pflichten (Leasingrate, Gefahr und Haftung für Instandhaltung, Sachmängel, Beschädigung, Verlust etc.) in einem Überlassungsvertrag direkt an den Mitarbeiter weiterreicht. S. 937

[i]Wehl, Die Fahrzeugüberlassung im Rahmen der „Barlohnumwandlung“, NWB 25/2016 S. 1874 NWB BAAAF-75191 In einem derartigen Fall zum Leasing eines Pkw hat der BFH mit Urteil vom 18. 12. 2014 [6] entschieden, dass das Fahrzeug dem Mitarbeiter als wirtschaftlicher Eigentümer zuzurechnen ist. Als Konsequenz entfallen dann die Nutzungswerte (1 %-Ansatz für Privatfahrten zzgl. 0,03 %-Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb). Sofern die Leasingrate rabattiert ist (Firmenkundentarif), führt die Weiterreichung der Vergünstigung (gegenüber dem Privatkundentarif) zu Arbeitslohn.

Demnach [i]Arbeitnehmer als wirtschaftlicher Eigentümerist das Fahrrad dem Mitarbeiter nur dann zuzurechnen, wenn

• ihm der Arbeitgeber dieses aufgrund einer vom Arbeitsvertrag unabhängigen Sonderrechtsbeziehung überlässt und

• der Mitarbeiter gegenüber dem Arbeitgeber die gleichen Rechte und Pflichten hat wie dieser gegenüber dem Leasingunternehmen.

Von [i]Arbeitgeberüberlassungeiner Zurechnung des Fahrrads zum Arbeitgeber und einer Überlassung ist dann auszugehen, wenn

• die Überlassung an das Arbeitsverhältnis gekoppelt ist (z. B. Klausel, dass das Überlassungsverhältnis vorzeitig beendet wird, wenn das Arbeitsverhältnis endet) oder

• der Arbeitgeber sich einzelne Rechte und Pflichten vorbehält (z. B. gemäß Leasingvertrag besteht die Verpflichtung, das Fahrrad zu versichern; dies übernimmt der Arbeitgeber).

Zudem sollte bei der Überlassung des Dienstrades an den Mitarbeiter immer auch vertraglich sichergestellt werden, dass der Arbeitgeber weiterhin über das Dienstrad verfügen und über den Umfang der Nutzung entscheiden kann.

V. Kauf eines geleasten Fahrrads nach Ablauf des Leasingvertrags

[i]Kaufpreisminderung als Arbeitslohn von DrittenErwirbt ein Mitarbeiter bei Ablauf des Leasingvertrags das von ihm genutzte Leasingfahrrad zu einem günstigeren Preis als dessen Marktpreis (zu diesem Zeitpunkt), ist der Differenzbetrag nach Auffassung der Finanzverwaltung Arbeitslohn von dritter Seite. Dies gilt unabhängig davon, wem das Fahrrad während der Nutzungsüberlassung zuzurechnen war, und auch dann, wenn der Arbeitnehmer keinen vertraglichen Anspruch auf den Fahrraderwerb und den Preisvorteil hat. Der Vorteil wird zwar von einem Dritten gewährt – der Leasinggesellschaft; da der Arbeitgeber aber durch den zugrunde liegenden Abschluss des Leasingvertrags aktiv daran mitgewirkt hat, wird insoweit eine Veranlassung durch das Arbeitsverhältnis gesehen. [8]