NWB Nr. 50 vom Fach 18 Seite 651

Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

von Dr. Peter Pulte, Duisburg

Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen ergeben sich aus § 257 HGB und § 147 AO. Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind 6 Jahre aufzubewahren. Die nachfolgende Übersicht subsumiert die einzelnen betrieblichen Schriften und Vorgänge unter diese Begriffe und macht deutlich, welche Unterlagen ab vernichtet werden können.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, ein Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Aufbewahrungsfrist endet in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen läßt.

Für die ordnungsmäßige Aufbewahrung ist stets der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige verantwortlich. Dies gilt auch dann, wenn die Buchführung oder die sonstigen Aufzeichnungen von Dritten erfolgen.

Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt werden, wenn sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers bedeutsam sind.

Mikroverfilmte Unterlagen müssen richtig und vollständig den Inhalt wiedergeben; eine spätere Änderung der Aufnahmen muß abgeschlossen sein. Die Rückvergrößerung muß auf Verlangen in angemessener Frist und lesbarer Größe möglich sein.

Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten aus anderen Vorschriften und Gesetzen sei auf die Veröffentlichung ”Aufbewahrungsfristen von A bis Z” in NWB F. 15 S. 541 verwiesen.


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Beleg                                          aus dem Jahre . . .
                                                        und früher
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Abhängigskeitsberichte                                        1981
Ablochbelege mit Buchungsbelegfunktion                        1985
Abrechnungsunterlagen                                         1985
Abschlagzahlungen                                            1985
Abschlußbuchungsbelege                                        1985
Abschlußkonten                                                1981
Abschlußrechnungen, -buchungsbelege                           1985
Abschreibungsunterlagen                                       1985
Abtretungserklärungen                                         1985
Abwertungsbelege                                              1985 S. S. 3903S. NWB-F.18-652  NWB-1991-3902
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung                        1981
Akkreditive                                                   1985
Akkordunterlagen                                              1985
Aktenvermerke                                                 1985
Angebote                                                      1985
Angestelltenversicherung (Belege)                             1985
Anlageninventare                                              1981
Anlagengruppenschlüsselverzeichnis                            1981
Anlagenunterhaltungskosten                                    1985
Anlagevermögensbücher und -karteien                           1981
Anleihebücher                                                 1981
Anleihen                                                      1985
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen                           1985
Anzahlungsunterlagen                                          1985
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung                        1981
Arbeitgeberzuschußkarten                                      1985
Auftragskostenbelege                                          1985
Ausfuhrunterlagen                                             1985
Ausgangsrechnungen                                            1985
Ausschlußlisten als Buchungsbelege                            1985
Außendienstabrechnungen                                       1985
Außenhandelsunterlagen                                        1985
Auszahlungsbelege                                             1985
Bahnabrechnungen                                              1985
Bahnfrachtbriefe                                              1985
Bahnbelege                                                    1985
Bankbürgschaften                                              1985
Bareinkaufs- und verkaufsunterlagen                           1985
Bauantragskostennachweise                                     1985
Baubeschreibungen                                             1985
Baugenehmigungen                                              1985
Baubücher                                                     1981
Beherrschungsverträge                                         1981
Beförderungssteuernachweise                                   1985
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger            1985
Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Post-Buchhaltung)         1981
Bergamtsanweisungen                                           1985
Berlinförderungsunterlagen                                    1985
Bestandsberichtigungen                                        1985
Bestandsermittlungen                                          1981
Bestandsverzeichnisse                                         1981
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen
als Bewertungsunterlagen erforderlich                         1985
Betriebskostenrechnung                                        1985
Betriebsprüfungsberichte                                      1985
Betriebsunfallunterlagen                                      1985
Bewertungsunterlagen                                          1985
Bewirtungsunterlagen                                          1985
Bezugskostennachweise                                         1985
Bilanzen (Jahresbilanzen)                                     1981
Bilanzbücher
Bilanzkonten                                                  1981
Bilanzunterlagen                                              1985
Börsenaufträge                                                1985
Bons                                                          1985
Buchungsanweisungen                                           1985
Buchungsbelege                                                1985
Bruttoerlösnachweise                                          1985
Bruttolohnlisten                                              1985
Bruttolohnsammelkarten                                        1985
Bruttolohnstreifen                                            1985
Buchführungsrichtlinien soweit zum Verständnis der
Buchführung erforderlich                                      1981
Bürgschaftsunterlagen                                         1985
Bundesbahnverrechnungskarten                                  1985
Clearing-Belege                                               1985
Code-Pläne für Verständnis der Buchführung                    1981
COM-Verfahrensbeschreibungen                                  1981
CPD-Konto                                                     1981
Darlehenskonto                                                1981
Darlehensunterlagen                                           1985
Darlehensverträge                                             1985
Dauerauftragsunterlagen                                       1985
Dauervorschüsse                                               1985
DDR-Bezüge und Leistungen                                     1985
Debitorenkonten                                               1981
Deklarationen                                                 1985
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)                         1985
Depotbücher                                                   1981
Deputatunterlagen                                             1985
Devisenunterlagen                                             1985
Doppelbesteuerungsunterlagen                                  1985
Dubiosenbücher                                                1981
Edelmetallbestände                                            1981
Edelmetallumsätze                                             1985
Effektenbuch                                                  1981
Effektenkassenquittungen                                      1985
Eichaufnahmen                                                 1985
Einfuhrunterlagen                                             1985
Eingangsrechnungen                                            1985
Eingangsüberweisungsträger                                    1985
Eingliederungsverträge                                        1981
Einheitswertbescheide                                         1985
Einkaufsbücher                                                1985
Einnahmeüberschußrechnung                                     1981
Einheitswertunterlagen                                        1985
Einzahlungsbelege                                             1985
Energieverbrauchsunterlagen                                   1985
Erlösjournale                                                 1981
Ersatzkassenunterlagen                                        1985
Essensmarkenabrechnungen                                      1985
Exportunterlagen                                              1985
Expreßauslieferungsbücher                                     1985
Fahrtkostenerstattungen                                       1985
Fehlerjournale als Buchungsbelege                             1985
Fernschreiben (Handelsbriefe)                                 1985
Feuerversicherungsunterlagen                                  1985
Finanzberichte                                                1985
Frachtbriefe                                                  1985
Freistemplerabrechnungen                                      1985
Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe)                    1981
Fürsorgeunterlagen                                            1985
Gebrauchsmusterunterlagen                                     1985
Gehaltslisten                                                 1985
Gehaltsquittungen                                             1985
Gehaltsvorschußkonten                                         1981
Gemeinkostenverteilungsschlüssel                              1985
Gesamtjournale                                                1981
Geschäftsberichte                                             1981
Geschäftsbriefe                                               1985
Geschenknachweise                                             1985
Gesellschaftsverträge                                         1981
Gewährleistungsverpflichtungen                                1985
Gewerbesteuerunterlagen                                       1985
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)                  1981
Gewinnfeststellungen                                          1985
Grundbücher                                                   1981
Grundlohnliste                                                1985
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)                      1981
Gutschriftsanzeigen                                           1985
Haftungsverhältnisunterlagen                                  1981
Handelsbilanzen                                               1981
Handelsbriefe                                                 1985
Handelsbücher                                                 1981
Handelsregisterauszüge                                        1985
Hauptabschlußübersicht (wenn an Stelle der Bilanz)            1981
Hauptbücher und -karteien                                     1981
Hinterlegungsscheine                                          1985
Hypothekenbriefe                                              1985
Hypothekenpfandbriefe                                         1985
Importrechnungen                                              1985
Inkassobücher                                                 1985
Inventare als Bilanzunterlagen                                1981
Investionsabrechnungen                                        1985
Investionszulagenunterlagen                                   1985
Jahresabschlußerläuterungen                                   1985
Jahreskontoblätter                                            1981
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent                       1981
Jubiläumsunterlagen                                           1985
Jubilarfeierunterlagen                                        1985
Kalkulationsunterlagen                                        1985
Kantinenunterlagen                                            1985
Kapitalerhöhungsunterlagen                                    1985
Kapitalverkehrssteuerunterlagen                               1985
Kassenberichte                                                1985
Kassenbücher,-blätter                                         1981
Kaufverträge                                                  1985
Kilometergeldabrechnungen                                     1985
Konnossemente                                                 1985
Konsortialakten                                               1985
Kontenpläne                                                   1981
Kontenregister                                                1981
Kontoauszüge                                                  1985
Kostenartenpläne                                              1981
Kostenstellenpläne                                            1985
Kreditunterlagen                                              1985
Kreditorenkonten                                              1981
Kurssicherungsunterlagen                                      1985
Kurzarbeitergeldlisten                                        1985
Ladescheine                                                   1985
Lagerbuchführungen                                            1985
Leasingunterlagen                                             1985
Leergutabrechnungen                                           1985
Lieferscheine                                                 1985
Lizenzunterlagen                                              1985
Lohnbelege                                                    1985
Lohnlisten                                                    1985
Lohnsteuerkonten                                              1981
Lohnsteuerunterlagen                                          1985
Lohnvorschußkonten                                            1985
Luftfrachtbriefe                                              1985
Magnetbänder mit Buchfunktion                                 1981
Mahnbescheide                                                 1985
Maklerschlußnote                                              1985
Materialabrechnungen                                          1985
Materialbeanstandungen                                        1985
Mietunterlagen                                                1985
Mikrofilmverfahrensbeschreibungen                             1981
Mineralölunterlagen                                           1981
Montageversicherungsakten                                     1985
Mutterschaftsgeldunterlagen                                   1985
Nachnahmebelege                                               1985
Nachkalkulationen                                             1985
Nebenbücher                                                   1981
Nettolohnliste                                                1985
Nutzflächenermittlung                                         1985
Obligationen                                                  1985
Offenbarungseidanträge                                        1985
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung                   1981
Orderpapiere                                                  1985
Organschaftsabrechnungen                                      1985
Organschaftsverträge                                          1981
Pachtunterlagen                                               1985
Patentunterlagen                                              1985
Pensionsrückstellungsunterlagen                               1981
Pensionszahlungen                                             1985   NWB-1991-3904
Pfändungsunterlagen                                           1985
Pfandleibücher                                                1981
Postscheckbelege                                              1985
Preislisten                                                   1985
Preisvereinbarungen                                           1985
Privatentnahmebelege                                          1985
Proteste (Scheck/Wechsel)                                     1985
Protokolle                                                    1985
Provisionsabrechnungen                                        1985
Provisionsgutschriften                                        1985
Prozeßakten                                                   1985
Prüfungsberichte                                              1981
Quittungen                                                    1985
Rabattsparbücher                                              1985
Rechnungen bei Offene-Posten-Buchhaltung                      1981
Rechnungen, sonstige                                          1985
Rechnungsabgrenzungsermittlungen                              1985
Reisekostenabrechnungen                                       1985
Repräsentationsaufwendungen                                   1985
Rückwareneingangsjournale                                     1985
Sachkonten                                                    1981
Saldenbilanzen                                                1981
Saldenbestätigungen                                           1985
Schadensunterlagen                                            1985
Scheck- und Wechselunterlagen                                 1985
Scheckbestandsaufnahmen als Inventar                          1981
Schriftwechsel                                                1985
Sicherungsübereignungen                                       1985
Skontounterlagen                                              1985
Sondergutschriften                                            1985
Sozialpläne                                                   1985
Sozialversicherungsbeitragskonten                             1985
Sparbücher                                                    1985
Speditionsversicherungsscheine                                1985
Speicherbelegungsplan bei EDV-Buchführung                     1981
Spendenbescheinigungen                                        1985
Steuerrückstellungsberechnungen                               1985
Steuerunterlagen                                              1985
Stornobelege                                                  1985
Stundenlohnzettel als Buchungsbelege                          1985
Telefonkostennachweise                                        1985
Teilzahlungsdebitorenkonten                                   1981
Testate als Bilanzteil                                        1981
Transportschadenunterlagen                                    1985
Transportversicherungsanmeldungen                             1985
Trödlerbücher                                                 1981
Übereignungsverträge                                          1985
Übernahmebescheinigungen (Spediteur)                          1985
Überstundenlisten                                             1985
Überweisungsbelege                                            1985
Umbuchungsbelege                                              1985
Umsatzsteuervergütungen                                       1985
Umwandlungsbilanzen                                           1981
Umwandlungsunterlagen                                         1985
Unfallversicherungsunterlagen                                 1985
Unternehmerlohnverrechnungen                                  1985
Urlaubslisten für Rückstellungen                              1985
Ursprungserzeugnisse, Berlin                                  1985
Valuta-Belege                                                 1985
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)                        1981
Verfrachtungsaufträge                                         1985
Verkaufsbücher, -journale                                     1981
Verkaufsbelege                                                1985
Vermögenssteuerunterlagen                                     1985
Vermögensverzeichnis                                          1981
Vermögenswirksame Leistungen                                  1985
Verpfändungsunterlagen                                        1981
Verrechnungskonten                                            1981
Verrechnungspreisunterlagen                                   1985
Versand- und Frachtunterlagen                                 1985
Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege                    1985
Versicherungspolicen                                          1985
Versteigerungsunterlagen                                      1985
Verträge                                                      1985
Vertreterverzeichnisse                                        1985
Verwaltungsbücher für Wertpapiere                             1981
Viehregister                                                  1981
Vollständigkeitserklärungen                                   1981
Vorauszahlungsbelege                                          1985
Vorschußkonten                                                1981
Vorschußlisten als Buchungsbelege                             1985
Währungsforderungen                                           1981
Warenabgabescheine                                            1985
Wareneingangs- und -ausgangsbücher                            1981
Warenverkehrsbscheinigungen                                   1985
Wechsel                                                       1985
Wechselobligolisten als Bilanzunterlagen                      1981
Weihnachtsgratifikation                                       1981
Werbekosten, Belege über Werksrentenanträge                   1985
Werkstattabrechnungen                                         1985
Werkzeugkosten, Belege über                                   1985
Werkzeugregister als Inventar                                 1981
Wertberichtigungen                                            1981
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen                  1981
Wertpapierkurse al Buchungsbelege                             1985
Wildhandelsbücher                                             1981
Wohnungsbauunterlagen                                         1985
Zahlungsanweisungen                                           1985
Zahlungsträger                                                1985
Zeichnungsvollmachten                                         1985
Zessionen                                                     1985
Zinsabrechnungen                                              1985
Zinsberechnungsunterlagen                                     1985
Zollbelege                                                    1985
Zugangsbelege                                                 1985
Zuschüsse des Arbeitgebers                                    1985
Zustellungsquittungen                                         1985
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des
Wirschtschaftsjahres)                                         1981
Zwischengewinnermittlungen                                    1985

Fundstelle(n):
NWB Fach 18 Seite 651 - 654
NWB1991
AAAAA-83545