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Lohnkonto
Dieses Dokument wird nicht mehr aktualisiert und entspricht möglicherweise nicht dem aktuellen Rechtsstand.
I. Definition Lohnkonto
Der Arbeitgeber hat für jeden Arbeitnehmer (gleichgültig ob unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtig) und für jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto (§ 41 Abs. 1 Satz 1 EStG) am Ort der Betriebsstätte (§ 12 AO, § 41 Abs. 1 Satz 1 EStG, R 41.3 LStR) zu führen. In dem Lohnkonto sind alle erforderlichen Merkmale
aus den abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM),
aus einer entsprechenden Lohnsteuerabzugsbescheinigung (R 39.3 LStR)
zu übernehmen.
Die Aufzeichnungen im Lohnkonto sind erforderlich, da sie zum einen die Grundlage für die Lohnbescheinigung nach Ablauf des Kalenderjahrs bilden und zum anderen als Nachweis bei steuerlichen Außenprüfungen bzw. Prüfungen der Sozialversicherungsträger dienen. Es gibt keine bestimmten Vorschriften über die Form, in der das Lohnkonto zu führen ist.
Die im Lohnkonto aufzuzeichnenden Daten sind seit dem durch den Arbeitgeber im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung und Lohnsteuer-Nachschau nach einer einheitlichen digitalen Schnittstelle elektronisch zur Verfügung zu stellen (§ 41 Abs. 1 EStG i. V. mit § 4 Abs. 2a LStDV, § 8 Abs. 3 LStDV)..
II. Allgemeine Aufzeichnungen
Der Arbeitgeber hat nach § 4 LStDV im Lohnkonto des Arbeitnehmers folgendes aufzuzeichnen:
persönliche Angaben (Vorname, Familienname, Geburtstag, Anschrift, steuerliche Identifikationsnummer),
die Lohnsteuerklasse,
die Zahl der Kinderfreibeträge,
die Religionszugehörigkeit,
jährliche und monatliche bzw. wöchentliche, tägliche Frei- und Hinzurechnungsbeträge lt. Bescheinigung des Finanzamts und den Gültigkeitszeitraum,
die Beschäftigungsdauer und die Anzahl der vermerkten Großbuchstaben „U” im Kalenderjahr (§ 41 Abs. 1 Satz 5 EStG),
in den Fällen des § 19 Abs. 2 des EStG die für die zutreffende Berechnung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag erforderlichen Angaben
Hat der Arbeitgeber bei der Berechnung der Lohnsteuer auf einen sonstigen Bezug den Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen außer Betracht gelassen, ist dies durch Eintragung des Großkennbuchstabens „S” zu vermerken (§ 41 Abs. 1 Satz 6 EStG).
In Fällen der steuerfreien Arbeitnehmer-Sammelbeförderung ist der Großbuchstabe „F” zu vermerken.
Großbuchstabe „M“ ist einzutragen, wenn dem Arbeitnehmer Mahlzeiten i. S. des § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG zur Verfügung gestellt wurden.
Großbuchstabe „FR“, ergänzt um das Bundesland, in dem der Grenzgänger im Bescheinigungszeitraum zuletzt tätig war („FR1“ für Baden-Württemberg, „FR2“ für Rheinland-Pfalz und „FR3“ für Saarland), ist zu vermerken, wenn für einen französischen Grenzgänger aufgrund der Grenzgängerregelung von einem Lohnsteuerabzug abzusehen ist.