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ELStAM
Dieses Dokument wird nicht mehr aktualisiert und entspricht möglicherweise nicht dem aktuellen Rechtsstand.
I. Definition der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
Die Lohnsteuerkarte wurde nach § 39 Abs. 1 Satz 1 EStG von den Gemeinden letztmalig für das Jahr 2010 gedruckt und in den letzten beiden Jahren zur Vorbereitung auf das elektronische Verfahren der Bereitstellung der Besteuerungsmerkmale für den Lohnsteuerabzug mit der steuerlichen Identifikationsnummer des Arbeitnehmers nach § 139b AO versehen. Seit dem stehen die Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) für jeden Arbeitnehmer automatisch in einer zentralen Datenbank der Finanzverwaltung für den Arbeitgeber zum Abruf bereit.
Abhängig beschäftigte Steuerzahler müssen ihren Arbeitgebern mit Beginn einer neuen Beschäftigung nur ihr Geburtsdatum und ihre steuerliche Identifikationsnummer mitteilen und angeben, ob sie einer Haupt- oder Nebenbeschäftigung nachgehen. Die Arbeitgeber rufen dann auf Grundlage dieser Informationen die für das Lohnabzugsverfahren benötigten Daten beim Finanzamt ab. Die Vorlage einer Lohnsteuerkarte ist damit nicht mehr erforderlich.
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II. Allgemeines
ELStAM ist die Abkürzung für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (§ 39 EStG). Die Bildung der ELStAM erfolgt grundsätzlich automatisiert durch das Bundeszentralamt für Steuern (§ 39e Abs. 1 Satz 1 EStG). Soweit Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht automatisiert gebildet werden oder davon abweichend zu bilden sind (z. B. wegen zu berücksichtigender Freibeträge nach § 39a EStG oder bei Lohnsteuerklassenwechsel), erfolgt die Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale auf Antrag des Arbeitnehmers durch das Finanzamt (§ 39 Abs. 1 und 2 EStG). Das Finanzamt meldet die so gebildeten ELStAM-Daten an das Bundeszentralamt für Steuern, damit diese für den Datenabruf zur Verfügung gestellt werden können.
Über das ELSTER Portal können die für die Lohnbesteuerung durch den Arbeitgeber benötigten Daten auf digitalem Weg ausgetauscht werden. Die ELStAM-Daten ersetzen seit 2013 die bisher genutzten Lohnsteuerkarten.
Folgende Lohnsteuerabzugsmerkmale können unter Angabe der ID-Nummer und des Geburtsdatums des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber abgerufen werden:
Steuerklasse (§ 38b Abs. 1 EStG) und Faktor (§ 39f EStG),
Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen I bis IV (§ 38b Abs. 2 EStG),
Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag (§ 39a EStG),
Kirchensteuerabzugsmerkmale (§ 39e Abs. 3 Satz 1 EStG).
Zusätzlich kann der Arbeitnehmer beantragen, dass folgende zusätzliche ELStAM Daten gebildet werden:
Höhe der Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung (§ 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3d EStG),
Höhe des Arbeitslohns, der nach einem Doppelbesteuerungsabkommen steuerfrei zu stellen ist.
In besonderen Ausnahmefällen kann das Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag des Arbeitgebers zulassen, dass dieser nicht am ELStAM-Verfahren teilnehmen muss (§ 39e Abs. 7 EStG). Für diese „Härtefälle“ wird dem Arbeitgeber eine arbeitgeberbezogene Bescheinigung zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs erteilt, welche die für das jeweilige Kalenderjahr gültigen Lohnsteuerabzugsmerkmale der einzelnen Arbeitnehmer – also aller im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer – enthält.
III. Pflichten des Arbeitgebers
Der Arbeitgeber hat zu Beginn des Dienstverhältnisses die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale für den Arbeitnehmer beim Bundeszentralamt für Steuern über das ELSTER-Portal abzurufen und sie in das Lohnkonto für den Arbeitnehmer zu übernehmen. Dafür hat er sich zunächst im ELSTER-Portal entsprechend zu authentifizieren.
Für die Anforderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale hat der Arbeitgeber folgende Daten des Arbeitnehmers mitzuteilen (§ 39e Abs. 4 Satz 1 EStG):
Identifikationsnummer und Geburtsdatum des Arbeitnehmers,
Tag des Beginns des Dienstverhältnisses,
ob es sich um ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis handelt (§ 38b Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 EStG),
ggf. Angaben, ob und in welcher Höhe ein nach § 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 EStG festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll.