Dokument Fokus: GoBD – Verfahrensdokumentation und Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen

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NWB-BB Nr. 11 vom 26.10.2017 Seite 327

Fokus: GoBD – Verfahrensdokumentation und Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen

Rechtsanwalt, FAStR, Dipl.-Finw. (FH) Dr. Peter Steinberg

Ein Datenverarbeitungssystem (DV-System) muss eine übersichtliche Gliederung der Verfahrensdokumentation aufweisen. Insbesondere müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Die Verfahrensdokumentation muss alle notwendigen Bestandteile enthalten und entsprechend der Aufbewahrungsfristen für Unterlagen vorgehalten werden.

Umfang (GoBD Nr. 10.1 Rz. 151)

Der Umfang ist nicht fest bestimmt, sondern wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen und der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Dokumentation muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit prüfbar sein.

Verfahrensdokumentation und Aufbewahrungsfristen (GoBD Nr. 10.1 Rz. 153-155)

Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind grundsätzlich eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation. Es ist sicherzustellen, dass für den Zeitraum der bestehenden Aufbewahrungsfristen das dokumentierte Verfahren dem tatsächlich durchgeführten Verfahren entspricht. Dies ist zu gewährleisten und muss nachweisbar sein. Solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlag...

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