IWB Nr. 13 vom Seite 3

Der Aktenbereich in der NWB Datenbank

Mit der Aktenfunktion bietet Ihnen die NWB Datenbank eine komfortable Möglichkeit, die für Sie wichtigen Dokumente schnell griffbereit zu haben.

Anlegen von Akten

[i]Einstieg über das Stern-IconHaben Sie ein Dokument aufgerufen, z. B. das , G NWB MAAAF-75225, so finden Sie in der oberen grauen Leiste neben verschiedenen weiteren Icons einen Stern mit dem Text „Favorit“. Dahinter verbergen sich gleich zwei praktische Funktionen – die Möglichkeit, das Dokument als Favoriten abzuspeichern und die Option, das Dokument in einer Akte abzulegen.

Abb. 1 Kopfleiste in der NWB Datenbank mit dem Stern-Icon

Die erste Lösung „Als Favorit speichern“ dient dazu, ein Dokument schnell zu markieren, um es ggf. später zu lesen. Die zweite Möglichkeit „In Akte ablegen“ können Sie wählen, wenn Sie das Dokument – ggf. mit weiteren Dokumenten – in einem Ordner ablegen möchten.

[i]Abspeichern von Dokumenten aller Art in einer individuellen AkteWenn Sie die Option „In Akte ablegen“ auswählen, wird Ihnen in einem Dialogfenster die Möglichkeit gegeben, das Dokument in einer vorhandenen Akte abzulegen oder eine neue Akte zu erstellen. Sobald Sie der neuen Akte einen Namen gegeben und auf „Anlegen“ geklickt haben, ist das gerade geöffnete Dokument in dieser Akte abgespeichert. S. 4

Überblick über den konkreten Akteninhalt

[i]Ordnungssystem nach Wahl des Nutzers für AktenVon der Startseite aus finden Sie Ihre Akten mit einem Klick auf den Favoriten-Button. Linker Hand finden Sie Ihre schon erstellten Akten. Falls Sie lieber erst eine Akte anlegen und dann nach passendem Material suchen möchten, können Sie hier eine Akte auch zunächst „leer“ erstellen.

Direkt an den Dokumenten befinden sich verschiedene Icons. Damit können Sie die Beiträge komfortabel von einer Akte in die nächste verschieben bzw. kopieren oder das Dokument löschen.

Abb. 2 Aktenansicht mit den Funktionen „Akte umbenennen“ und „Akte löschen“

Benachrichtigung bei neuen Dokumenten

[i]Neues zu ausgewählten Dokumenten per E-MailAls viertes Icon finden Sie hier das Glockensymbol. Damit können Sie entscheiden, ob ein Dokument so wichtig für Sie ist, dass Sie unverzüglich darüber informiert werden möchten, sobald es eine Aktualisierung hierzu gibt. Klicken Sie die Glocke an und sie wird blau – jetzt werden Sie über Neuerungen zum Dokument informiert. Diese Info bekommen Sie komfortabel per E-Mail.

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Fundstelle(n):
IWB 13 / 2016 Seite 3 - 4
NWB MAAAF-77302