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Kontierungslexikon vom

Rechnungen, Aufbewahrung

Karl-Hermann Eckert

Eine Übersichtsseite zu den Stichwörtern des Kontierungslexikons finden Sie hier: NWB LAAAE-91155.

Zusammenfassung

Unternehmer haben alle wichtigen Geschäftsunterlagen und Rechnungen aufzubewahren. Es gilt grundsätzlich eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Aber auch für Privatpersonen können sich umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflichten ergeben.

Der Beitrag gibt einen Überblick über die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, dem Aufbewahrungsort sowie möglicher Sanktionen bei Nichtbeachtung. Flankierend wird die Aufbewahrung von elektronischen Daten behandelt.

1. Rechtsgrundlagen


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2. Aufbewahrungsgrundsätze

2.1 Vorbemerkung

Zum Grundverständnis einer ordnungsgemäßen Buchführung gehört, dass nicht nur die Geschäftsvorfälle so gebucht werden müssen, dass sie leicht und eindeutig nachprüfbar sind, sondern auch, dass neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind.

Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden und deren Einhaltung überwacht wurde.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind z. B. reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen, sofern diese nicht tatsächlich abgesandt wurden.

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder auch alphabetisch erfolgen.

Hinweis:

Die Finanzverwaltung hat zu den allgemeinen Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im umfangreichen Stellung genommen.

2.2 Aufbewahrungsfristen

Für Unterlagen, die für die Umsatzsteuer von Bedeutung sind, gelten nach § 147 Abs. 1 und 3 AO und § 257 HGB folgende Aufbewahrungsfristen:

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